雑記まとめ

【分かりやすく解説】不具合報告書の書き方を現役品証担当者が解説!

本記事では、現役品質保証・管理担当者が不具合(不良)の報告書の書き方をできるだけ分かりやすく解説しております。

不具合報告書をうまく書くにはセンスが必要…そんなことはありません!

もちろん経験も必要ですが、要点をしっかり押さえて書ければ、上司が唸る報告書ができます!

【分かりやすく解説】不具合報告書の書き方

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それでは、早速、不具合報告書の書き方をご紹介していきます。

まずは、どんな時に不具合報告書が必要となるのか?確認していきましょう!

不具合報告書が必要になる時って?

不具合報告書が必要となる場合は主に、「自社で作った製品になんらかの不具合が起こった時」です。

そして、それが顧客(お客さん)の工程で検出された場合に不具合報告書を作成して、顧客(お客さん)に報告することになります。

不具合報告書を書くに至る順序をご紹介

まずは、不具合報告書を書くに至る順序をご紹介します。

①顧客から不具合・不良の連絡がある

自社で製造している部品が納め先である顧客の工程で不具合が発見された場合、顧客の品質保証部(品質管理部)から不具合連絡が入ります。

②対象品番の在庫品検査

日々、出荷のある製品であれば、出荷を停止し、問題ないか検査する必要があります。

③発生原因・流出原因の究明と対策

品質保証部が中心となり、不具合発生の原因と流出の原因を調査し、その原因に対して対策を講じます。

その結果を顧客に報告書として報告する←これが不具合報告書です

【分かりやすく解説】不具合報告書の書き方

これから、不具合報告書を書く内容順に分かりやすく説明していきます。

①不具合内容

顧客から、連絡が来た通りの「不具合内容」を書く

これから書いていく報告書の内容がこの不具合内容から外れないよう注意しましょう。

②調査内容

②−1不具合現品の観察結果

基本的には、不具合現品が顧客から返送されるはずなので、その不具合現品を観察して、見た目から判断できることを書きましょう。

不具合現品の写真を載せると、顧客が報告書を読む際に、読みやすく感じて貰えます。

②−2発生原因調査

工程内での聞き込み調査、再現テストなどの発生原因を調査した内容を書きます。

それぞれの調査項目が何の目的で、どのように調査したか簡潔に書きましょう。

②−3流出原因調査

発生原因同様、工程内での聞き込み調査などを行い、調査結果を簡潔に書きましょう。

③発生原因の究明

必ず、源流まで遡り、真の原因を探し出しましょう

原因は必ずしも1つとは限らないので、他にも原因がないか検討しましょう。

よく、この発生原因を「担当者の勘違い」「設備のネジが緩んでいた」等の原因で終わらせていることがあります。

大事なのは源流まで遡り真の原因を探すことです。

なぜ担当者の勘違いが起きたのか?
なぜ設備のネジが緩んでいたのか?

なぜなぜを繰り返して深掘りした真の原因を突き止めます。

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④流出原因の究明

たとえ、工程内で不良品が作られたとしても、検査やポカヨケがしっかり機能していれば未然に、不良品の流出が防げるはずです。

でも、流出してしまった。それはなぜか?その原因を簡潔に書きます。

流出原因も発生原因と同様になぜなぜを繰り返し、真の原因を突き止めます。

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⑤不具合の対処範囲

顧客(お客さん)の立場で考えると、今回発生した不具合はその他のロットや、品番でも同じ不具合が発生していないか?と不安になります。

顧客(お客さん)の工程に在庫がたくさんある場合はなおさらです。

その為、今回の不具合に多発性(その他のロットや製品にまで波及するか)の有無を報告してあげないといけません。

多発性がある場合、顧客(お客さん)に報告して、在庫を引き上げて再検査するなりの対応をしなくてはいけません。

⑥処置内容

⑤不具合の対処範囲調査で多発性が認められた場合、影響のある可能性のある製品をどう処置するか、また、多発性がない場合、対策完了までは、どのような処置をして納品するかを書きます。

⑦対策内容

③発生原因で書いた真の原因を確実に潰し、2度と同じ不具合を起こさない為の対策を講じます。

大事なのは、現象に対して対策することではなく、真の原因に対して対策することです。

例えば、「設備のネジが緩んでいたことにより欠けた製品が発生した場合」

現象・・・設備のネジが緩んでいた
真の原因・・・設備のネジの緩みを確認するルールが無かった(ネジの緩みによる不具合発生に対する意識がなかった)

大事なのは不具合が発生した現象に対して、それはなぜ起こったのかを深掘りしていくことです。

何度か深掘りしていくと、真の原因が見えてきます。

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↑詳しくは上の記事を見てください↑

 

不具合報告書を書く際の注意点

不具合報告書を書くにあたって、注意すべき点をまとめます。

ただ、上記で説明して流れに沿って書いていけばいいものではありません。

しっかり、注意点を意識することで、より分かりやすい報告書に仕上がります。

不具合報告書を書く際の注意点

報告書を顧客が読んで理解してもらえるようにする
社内の略語や専門的な用語は避ける
報告書を顧客に提出して終わりではなく、報告書の内容を確実に実施し、維持すること

報告書を読むのは顧客です。

そのため、顧客に理解してもらえる(理解しやすい)内容に纏めないといけません。

よく、社内だけで使う略語などを使用する人がいますが、これは顧客が読みやすい報告書とは言えませんよね。

また、報告書を出して終わりではありません。

対策内容を確実に実施し、それを維持する活動も欠かせません。

【まとめ】不具合報告書の書き方

以上、簡単にですが不具合報告書の書き方をご紹介していきました。

最後に、不具合報告書を書く順序をまとめます。

  1. 不具合内容
  2. 調査内容
  3. 発生原因の究明
  4. 流出原因の究明
  5. 不具合の対象範囲の絞り込み
  6. 対処内容
  7. 対策内容

意識することは下記の3つ!

報告書を顧客が読んで理解してもらえるようにする
社内の略語や専門的な用語は避ける
報告書を顧客に提出して終わりではなく、報告書の内容を確実に実施し、維持すること

以上のことを意識して、不具合報告書を作成すると、相手のことを考えた伝わりやすい報告書が書けると思います。

 

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初めまして! Chinoと申します。 田舎町に住むごく普通の会社員です! 転売やせどりといった物販副業を主としたブログを運営しております。 読者の皆様のお役立て頂ける記事を! と日々奮闘して記事を更新しています。 役立ったな!助かる!と記事を見て思っていただいた方がいれば、ぜひコメントください。 今後ともよろしくお願いいたします。